Lineamientos corporativos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de datos personales.

Objetivo

La presente Política establece los criterios adoptados por PEGGLE ARTS S.A.S. para garantizar el derecho de las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y controlar la información personal tratada por la compañía, así como para definir las finalidades, procedimientos, responsabilidades y medidas aplicables a sus bases de datos y archivos.

Responsable de tratamiento

Responsable del Tratamiento | PEGGLE ARTS S.A.S

Ubicación | Medellín, Colombia

Protección de datos | protecdata@pegglearts.com

Atención general | hola@pegglearts.com

PEGGLE ARTS S.A.S., NIT 901.670.365-5, actúa como Responsable del Tratamiento respecto de las bases de datos sobre las cuales determina las finalidades y medios. Para determinadas actividades puede actuar también como Encargado cuando trate información por cuenta de un cliente u otro responsable, caso en el cual se sujetará a las instrucciones y al contrato correspondiente.

Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todos los datos personales contenidos en bases de datos o archivos físicos, digitales, audiovisuales o mixtos administrados por Peggle Arts Studio, incluidos los relacionados con visitantes del sitio, prospectos, clientes, proveedores, contratistas, aliados, colaboradores, candidatos, suscriptores, participantes en actividades, autores de testimonios y demás personas naturales con las que exista interacción.

También aplica a empleados, contratistas o terceros que, en cumplimiento de sus funciones, accedan a datos personales bajo la responsabilidad de Peggle Arts Studio.

Marco normativo

1. Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 15 sobre intimidad, buen nombre y hábeas data.
2. Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
3. Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones que reglamentan el tratamiento de datos personales.
4. Instrucciones y circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando resulten aplicables.
5. Demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

Definiciones

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que, por su naturaleza, puede estar contenido en registros o documentos públicos.
5. Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos sobre salud, biometría, orientación política, convicciones religiosas, origen racial o étnico, vida sexual o afiliación sindical.
6. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
7. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
10. Transferencia: Envío de datos a un receptor que actúa como responsable y decide sobre su tratamiento.
11. Transmisión: Comunicación de datos a un encargado que los trata por cuenta del responsable.

Principios aplicables

1. Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada y se realizará conforme a la legislación aplicable.
2. Finalidad: Los datos se tratarán para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
3. Libertad: Salvo excepción legal, el tratamiento requiere consentimiento previo, expreso e informado.
4. Veracidad o calidad: La información deberá ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: El titular podrá obtener información sobre la existencia y el uso de sus datos.
6. Acceso y circulación restringida: Los datos solo serán accesibles a personas autorizadas o legitimadas por la ley.
7. Seguridad: Se aplicarán medidas razonables para evitar pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
8. Confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva incluso después de terminar su relación con Peggle Arts Studio.
9. Necesidad y proporcionalidad: Se procurará recopilar únicamente los datos pertinentes para cada finalidad.
10. Responsabilidad demostrada: Peggle Arts Studio procurará documentar medidas, decisiones y evidencias de cumplimiento.

Categorías de titulares y datos

• Visitantes y usuarios del sitio: datos de navegación, identificadores técnicos, preferencias, formularios y comunicaciones.
• Prospectos y contactos comerciales: identificación, contacto, actividad, necesidades, empresa, presupuesto, proyecto e historial de comunicaciones.
• Clientes y representantes de clientes: datos de contacto, contractuales, administrativos, contables, de facturación, proyectos, aprobaciones y entregas.
• Proveedores, contratistas y aliados: identificación, contacto, experiencia, información contractual, bancaria, tributaria y de pagos cuando resulte necesaria.
• Colaboradores y candidatos: hoja de vida, formación, experiencia, referencias, evaluaciones, datos contractuales, laborales y de seguridad social, cuando aplique.
• Suscriptores y participantes: contacto, preferencias, intereses, registros de asistencia o interacción.
• Personas vinculadas con portafolios, casos, testimonios o contenido: nombre, cargo, imagen, voz, marca, declaración y autorización de publicación, cuando corresponda.

Canales de recolección

1. Sitio web www.pegglearts.com, formularios, landing pages y panel de cookies.
2. Correo electrónico, teléfono, videollamadas, mensajería, chats y redes sociales.
3. Propuestas, contratos, órdenes de servicio, formularios, documentos administrativos y de facturación.
4. Reuniones, eventos, convocatorias, procesos de selección o relacionamiento con proveedores.
5. Sistemas de gestión, CRM, almacenamiento en la nube, herramientas de colaboración y plataformas de terceros.
6. Fuentes públicas o información suministrada legítimamente por aliados, clientes o terceros autorizados.

Finalidades del tratamiento

Visitantes, usuarios y prospectos

1. Operar, proteger, mantener y mejorar el sitio web.
2. Responder solicitudes, orientar necesidades y establecer contacto.
3. Elaborar diagnósticos, propuestas, cotizaciones y alcances.
4. Realizar seguimiento a oportunidades y medir la calidad de la atención.
5. Analizar uso, audiencia, rendimiento y experiencia del sitio conforme a las preferencias de cookies.
6. Enviar contenidos o comunicaciones comerciales cuando exista autorización.

Clientes y ejecución de servicios

1. Validar identidad y capacidad de representación cuando resulte necesario.
2. Celebrar, ejecutar, administrar, modificar y terminar relaciones contractuales.
3. Gestionar brief, materiales, reuniones, avances, aprobaciones, revisiones, entregas y soporte.
4. Facturar, recaudar, conciliar pagos, llevar contabilidad y cumplir obligaciones tributarias.
5. Conservar evidencia de instrucciones, decisiones, autorizaciones, entregables y comunicaciones.
6. Atender solicitudes, garantías, reclamos, auditorías y controversias.
7. Publicar casos, testimonios, imágenes o resultados únicamente cuando exista autorización o habilitación contractual suficiente.

Proveedores, contratistas y aliados

1. Evaluar, seleccionar, vincular y gestionar proveedores, profesionales, aliados o contratistas.
2. Verificar referencias, experiencia, cumplimiento, disponibilidad y condiciones comerciales.
3. Gestionar contratos, accesos, pagos, retenciones, certificaciones y obligaciones legales.
4. Controlar calidad, seguridad, confidencialidad, licencias y propiedad intelectual.

Colaboradores y candidatos

1. Gestionar convocatorias, selección, entrevistas y verificación de información.
2. Formalizar y administrar relaciones laborales o contractuales cuando aplique.
3. Cumplir obligaciones de nómina, seguridad social, salud y seguridad en el trabajo, formación y bienestar, cuando correspondan.
4. Gestionar accesos, herramientas, desempeño, seguridad, confidencialidad y terminación de la relación.

Comunicaciones, contenidos y comunidad

1. Administrar suscripciones, preferencias y listas de distribución.
2. Enviar novedades, artículos de Explora, invitaciones, recursos o promociones autorizadas.
3. Medir aperturas, clics e interacción para mejorar la relevancia de las comunicaciones.
4. Atender solicitudes de retiro y mantener listas de exclusión para evitar nuevos envíos no deseados.

Cumplimiento, seguridad y defensa de derechos

1. Prevenir fraude, accesos indebidos, incidentes, uso abusivo o actividades ilícitas.
2. Gestionar copias de respaldo, trazabilidad, continuidad y recuperación de información.
3. Responder requerimientos de autoridades competentes.
4. Ejercer, sustentar o defender derechos en actuaciones contractuales, administrativas o judiciales.
5. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, fiscales y de archivo.

Autorización del titular

Peggle Arts Studio solicitará autorización previa, expresa e informada antes de recolectar o tratar datos personales, salvo las excepciones legales. La autorización indicará la finalidad, los derechos del titular y los canales de contacto, y podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante conducta inequívoca o por mecanismos electrónicos que permitan prueba.

El silencio no será entendido como autorización. Las casillas electrónicas de aceptación no deberán aparecer premarcadas. Peggle Arts Studio conservará evidencia de la autorización y de la información suministrada al titular.

Casos en los que no se requiere autorización

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
6. Demás eventos expresamente previstos por la legislación colombiana.

Datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles está restringido. Cuando excepcionalmente sea necesario, Peggle Arts Studio informará el carácter facultativo de su entrega, explicará la finalidad, solicitará autorización explícita cuando proceda y limitará el acceso al personal o proveedores estrictamente necesarios. No se condicionará un servicio a la entrega de datos sensibles que no sean indispensables para su ejecución.

Datos de niños, niñas y adolescentes

Como regla general, Peggle Arts Studio no dirige sus servicios ni formularios a menores de edad. Cualquier tratamiento excepcional deberá responder a su interés superior, respetar sus derechos fundamentales, contar con la autorización del representante legal y considerar la opinión del menor según su madurez y capacidad de comprensión.

Derechos de los titulares

1. Conocer, actualizar, rectificar y acceder a sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal.
3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar consultas y reclamos.
5. Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión cuando proceda.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite previo ante Peggle Arts Studio.

Personas legitimadas para ejercer los derechos

1. El titular, acreditando suficientemente su identidad.
2. Sus causahabientes, acreditando tal calidad.
3. Su representante o apoderado, acreditando la representación.
4. Quien actúe mediante estipulación a favor de otro o para otro, en los términos permitidos por la ley.
5. El representante legal de un menor, cuando corresponda.

Área responsable y canal de atención

Peggle Arts Studio ha designado la función de protección de datos personales para recibir y tramitar solicitudes de los titulares. El canal oficial es protecdata@pegglearts.com. Las comunicaciones generales podrán dirigirse a hola@pegglearts.com, pero los asuntos de hábeas data deberán canalizarse preferentemente por el correo de protección de datos.

Procedimiento para consultas

1. La consulta deberá enviarse a protecdata@pegglearts.com e identificar al titular, describir la información solicitada e indicar un medio de respuesta.
2. Peggle Arts Studio podrá solicitar información razonable para verificar la identidad o la legitimación del solicitante.
3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción.
4. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Procedimiento para reclamos

1. El reclamo deberá incluir identificación del titular, descripción de los hechos, petición concreta, medio de respuesta y documentos de soporte que se quieran hacer valer.
2. Si está incompleto, Peggle Arts Studio requerirá su corrección dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si transcurren dos (2) meses sin subsanación, se entenderá desistido.
3. Si Peggle Arts Studio no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
4. Recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos dentro de un término no mayor a dos (2) días hábiles y se mantendrá hasta su decisión.
5. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa.
6. Si se requiere ampliación, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Revocatoria y supresión

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando considere que el tratamiento desconoce los principios, derechos o garantías aplicables. La solicitud no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, cuando sea necesaria para el reconocimiento o defensa de un derecho o cuando otra base jurídica autorice su tratamiento.

La revocatoria podrá ser total o parcial. Una revocatoria parcial limitará determinadas finalidades, como el envío de comunicaciones comerciales, sin afectar tratamientos necesarios para ejecutar un contrato o cumplir la ley.

Deberes de Peggle Arts Studio

1. Garantizar el ejercicio efectivo del hábeas data.
2. Solicitar y conservar prueba de las autorizaciones cuando sean necesarias.
3. Informar las finalidades y derechos del titular.
4. Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
5. Mantener los datos veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
6. Rectificar y actualizar oportunamente la información.
7. Suministrar a encargados únicamente información cuyo tratamiento esté autorizado o permitido.
8. Exigir a los encargados medidas de seguridad, confidencialidad y cumplimiento.
9. Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
10. Adoptar procedimientos internos de protección de datos y atención de incidentes.
11. Informar a la autoridad cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos que deban reportarse.
12. Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Transmisión y transferencia de datos

Peggle Arts Studio podrá transmitir datos a encargados ubicados en Colombia o en el exterior para servicios de alojamiento, almacenamiento, correo, colaboración, CRM, analítica, soporte, facturación, comunicaciones, seguridad u otras funciones necesarias. Estas transmisiones estarán sujetas a acuerdos o condiciones que definan alcance, finalidad, seguridad, confidencialidad y deberes del encargado.

Las transferencias a otros responsables se realizarán únicamente cuando exista autorización, una excepción legal, un nivel adecuado de protección o el mecanismo jurídico aplicable. Peggle Arts Studio no comercializa bases de datos personales.

Seguridad y confidencialidad

Peggle Arts Studio implementará medidas proporcionales a la naturaleza de los datos, el contexto, los riesgos y los recursos disponibles. Entre ellas podrán encontrarse controles de acceso, autenticación, contraseñas robustas, actualización de software, copias de respaldo, segmentación de permisos, cifrado, registros, acuerdos de confidencialidad, selección de proveedores y protocolos de incidentes.

Las personas autorizadas solo podrán utilizar los datos para las funciones asignadas y deberán mantener su confidencialidad incluso después de terminar su relación con la compañía.

Gestión de incidentes

Todo evento que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales será evaluado, contenido, documentado y corregido. Cuando exista riesgo para los titulares o obligación legal, Peggle Arts Studio realizará los reportes y comunicaciones que correspondan ante la Superintendencia de Industria y Comercio y las personas afectadas.

Conservación y disposición final

La conservación se limitará al tiempo necesario para cumplir la finalidad, la relación contractual y las obligaciones legales o probatorias aplicables. Finalizado ese periodo, los datos serán eliminados, anonimizados, bloqueados o archivados de manera restringida, según corresponda.

Los criterios de conservación incluirán la naturaleza del vínculo, los términos legales de archivo y prescripción, la necesidad de atender reclamaciones, la existencia de autorizaciones vigentes y los riesgos de conservar información innecesaria.

Registro Nacional de Bases de Datos

Peggle Arts Studio evaluará periódicamente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a registrar bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos. La eventual no obligación de registro no elimina los demás deberes de protección, autorización, seguridad, atención de derechos y responsabilidad demostrada.

Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir de la fecha indicada y permanecerá vigente mientras Peggle Arts Studio realice tratamiento de datos personales. Podrá actualizarse por cambios normativos, tecnológicos, organizacionales o de finalidades. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por medios adecuados antes de su aplicación cuando la ley lo exija.

Contacto

Protección de datos y cookies: protecdata@pegglearts.com

Atención general: hola@pegglearts.com

Sitio web: www.pegglearts.com

Entrada en vigencia: 10 de marzo de 2024 · Versión 1.0